Verwaltung von Dateien und Ordnern in Dokumente

Sie können Dateien und Ordner in Dokumente auf ähnliche Weise verwalten wie in Google Drive oder anderen webbasierten Dateifreigabeanwendungen. Sie können Schaltflächen, Kontextmenüs (durch Anklicken von Dateien oder Ordnern mit der rechten Maustaste) und Tastaturkürzel verwenden. Kontextmenüs bieten die effektivste Möglichkeit, Ihre Dateien zu verwalten. Kontextmenüs haben einen dynamischen Inhalt, der auf den Dateitypen und den Benutzerrechten basiert.

In Dokumenten können Sie:

• Dateien und Ordner ausschneiden/kopieren/einfügen.

• Dateien und Ordner hochladen, herunterladen und löschen.

• Vorschau Ihrer Etikettendateien, Bilder und PDF-Dateien. In der Etikettenvorschau können Sie Variablenwerte eingeben.

• Nach verschiedenen Datei- oder Ordnereigenschaften suchen.

• Den Dateiverlauf und Versionen einsehen

• Verwalten Sie gelöschte Dateien.

• Verwalten Sie Workflows.

• Vergleichen von Kennzeichnungsdateien und Versionen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Elemente, um Optionen aufzurufen. Sie können auch Tastaturkurzbefehle verwenden.

Registerkarten, Schaltflächen und Miniaturansichten

Oben auf der Seite gibt es drei Hauptregisterkarten:

• Alle Dateien ist die Standard- und Hauptseite, auf der Sie Ihre Dateien und Ordner verwalten.

• Dateien und Ordner hochladen, herunterladen und löschen.

• Vorschau Ihrer Etikettendateien, Bilder und PDF-Dateien. In der Etikettenvorschau können Sie Variablenwerte eingeben.

  Hinweis

  Sie müssen Inhaber der Zugriffsrolle „Administrator“ sein, um Dateien im Papierkorb verwalten zu können.

  Wichtig

  Wenn Sie Ihre Dateien oder Ordner aus dem Papierkorb löschen, können Sie sie nicht mehr wiederherstellen. Das Löschen von Dateien und Ordnern aus dem Papierkorb ist dauerhaft und umfasst auch das Löschen aller zugehörigen Versionen und Protokolle.

Befehle im Kontextmenü ändern sich, wenn Sie zusätzliche Funktionen wie Versionskontrolle, Arbeitsabläufe und Zugriffsberechtigungen aktivieren.

• Info zeigt Datei- oder Ordnereigenschaften, Arbeitsablauf- und Änderungsdaten sowie eine kleine Dateivorschau an.

  Wenn Sie eine größere Vorschau oder eine PDF-Dateivorschau sehen möchten, klicken Sie auf die drei Punkte bei der ausgewählten Datei und dann auf Vorschau.... Im Fenster Vorschau können Sie Ihr Etikett, Bild oder Ihre PDF-Datei vergrößern oder verkleinern.

  Die Etikettenvorschau ermöglicht es, die Vorschau mit variablen Werten zu testen.

  Die Option Vorschau wird für andere Dateien als Etiketten, Grafiken und PDFs nicht unterstützt. Sie können die Dateien jedoch herunterladen und lokal öffnen.

• Mit der Miniaturansicht Protokolle können Sie Ihre detaillierten Datei- und Ordnerereignisse überprüfen:

  • Erstellen

  • Umbenennen

  • Verschieben

  • Einchecken/Auschecken/Auschecken verwerfen

  Die Miniaturansicht der Protokolle zeigt die letzten 5 Ereignisse. Sie können alle Ereignisse prüfen, wenn Sie auf Gesamtprotokoll anzeigen klicken.

• Die Miniaturansicht Versionen zeigt die letzten 5 Versionen einer ausgewählten Datei und Optionen zum Herunterladen der Datei, zur Vorschau der Datei und zur Erstellung eines Etikettenberichts. Um alle Details der aktuellen und früheren Versionen zu sehen, klicken Sie auf den Link Vollständiger Versionsverlauf. Das Fenster Versionsverlauf öffnet sich. Sie können:

  • Erstellen Sie einen Etikettenbericht.

  • Ihre Dateien auf frühere Versionen zurücksetzen.

  • Dateien herunterladen.

  • Revisionen vergleichen .

Schaltflächen:

• Neu (in der Registerkarte Meine Dateien).

  Sie können Ordner erstellen oder Ordner und Dateien in den Ordner hochladen, der in einer Strukturansicht ausgewählt ist.

  

• Spalten (in allen drei Registerkarten):

  

  Fügen Sie Spalten hinzu oder entfernen Sie sie, um Ihre Ansicht zu ändern.

• Workflow-Schritt ändern (in der Registerkarte Workflow-Anforderungen ):

  

  Sie können Workflow-Schritte für einzelne oder mehrere ausgewählte Dateien oder Ordner ändern.

• Wiederherstellen und Löschen auf der Registerkarte Papierkorb:

  

  Wenn Sie Ihre Dateien und Ordner entfernen, werden sie in die Registerkarte Papierkorb verschoben, wo Sie sie wiederherstellen oder dauerhaft löschen können. Sie müssen Inhaber der Zugriffsrolle „Administrator“ sein, um Dateien im Papierkorb verwalten zu können.

• Symbole oben rechts, um zwischen der Karten- und der Listenansicht Ihrer Dateien und Ordner zu wechseln.

  Die standardmäßige Listenansicht und die Miniaturansicht

Symbol-Modifikatoren

• Cyanfarbener Punkt:

  

  Der Arbeitsablauf bzw. Workflow ist auf Ordner oder Datei eingestellt.

• Blauer Punkt mit Pfeil nach unten:

  

  Die Datei ist ausgecheckt.

• Schloss-Symbol:

  

  Sie haben keine Berechtigung für den Ordner.

• Symbol für die Außerbetriebnahme:

  

  Die Datei wurde stillgelegt.

Verwendung von Kontextmenüs

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Ordner klicken, erhalten Sie die folgenden zusätzlichen Optionen:

• Hochladen von Dateien und Ordnern. (Sie können Ihre Dateien oder Ordner auch hochladen, indem Sie sie per Drag & Drop in das Fenster neben der Strukturansicht ziehen).

• Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Dateien und Ordnern.

• Ordnerberechtigungen ändern.

• Etikettenberichte erstellen.

• Dateien und Ordner entfernen. Sie können entfernte Ordner später in der Registerkarte Papierkorb wiederherstellen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Dateien klicken, erhalten Sie die folgenden Optionen:

• Ihre Dateien umbenennen.

• Dateien herunterladen. Sie können immer nur eine Datei auf einmal herunterladen.

• Ihre Dateien kopieren, ausschneiden und einfügen.

• Ihre Dateien entfernen. Sie können entfernte Dateien in der Registerkarte Papierkorb wiederherstellen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Lösungsdateien klicken, erhalten Sie die folgenden zusätzlichen Optionen:

• Bearbeitung der Lösung in Ihrer Loftware Desktop Designer -Anwendung.

• Ausführen der Lösung in Ihrer Loftware Desktop Designer -Anwendung.

• Etikettenberichte erstellen.

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Etikettendateien klicken, erhalten Sie die folgenden zusätzlichen Optionen:

• Bearbeitung Ihrer Etiketten auf Ihrem Desktop Designer.

• Vom Desktop drucken. Die Anwendung Loftware Print öffnet sich, in der Sie Etiketten drucken können.

• Drucken. Wenn Sie Loftware Cloud verwenden, können Sie aus Cloud Print Form drucken.

• Eine Vorschau für Ihre Etiketten anzeigen.

• Vergleichen Sie Ihre Etiketten.

• Etikettenberichte erstellen.

Befehle im Kontextmenü ändern sich, wenn Sie zusätzliche Funktionen wie Versionskontrolle, Arbeitsabläufe und Zugriffsberechtigungen aktivieren.

Control Center kehrt zu Ihrem zuletzt geöffneten Ordner zurück, wenn Sie Dokumente schließen und neu öffnen.

Tastaturkurzbefehle in Dokumenten

Die Tastaturkurzbefehle sind meist dieselben wie in anderen Windows-Anwendungen oder Google Docs:

Aktion	Drücken Sie
Alles auswählen (Wählt die ersten 50 Einträge aus, es sei denn, Sie blättern nach unten, um mehr anzuzeigen).	Strg + A
Kopieren	Strg+C
Einfügen	Strg + V
Ausschneiden	Strg + X
Auswahl nach oben verschieben	↑
Auswahl nach unten verschieben	↓
Hinzufügen eines oberen Elements zur Auswahl Ein oberes Element aus der Auswahl entfernen	Umschalttaste+↑
Hinzufügen eines unteren Eintrags zur Auswahl Ein unteres Element aus der Auswahl entfernen	Umschalttaste+↓
Alle Elemente aufheben	Esc
Einen Bereich von Elementen auswählen	Maus ziehen
Datei oder Ordner löschen	Löschen
Umbenennen	F2
Etikett bearbeiten	Eingabetaste